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Management-Assistent:in

Kostenlos für Dich

durch Förderung

Dieser Lehrgang vermittelt wichtige Kenntnisse in der Büroorganisation, in modernen Kommunikationstechniken, in der Erstellung von Businessplänen, im allgemeinen Vertragsrecht sowie im Projektmanagement. Du erfährst zudem, wie Künstliche Intelligenz (KI) in deinem Beruf eingesetzt wird.
  • Abschlussart: Zertifikat „Management-Assistent:in“
  • Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Büroorganisation"
    Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
    Zertifikat „Digitale Kommunikation 4.0“
    Zertifikat „Certified Business Administrator“
    Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM)® von PM-Zert
  • Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
    Führerschein für digitale Kompetenz
    Certified Business Administrator
    Zertifizierung durch die PM-ZERT, Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.
  • Unterrichtszeiten: Vollzeit
    Montag bis Freitag von 08:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
  • Dauer: 16 Wochen

Büroorganisation

Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)

Arbeitsplatzorganisation

Videokonferenzen

Vorbereiten von Präsentationen

Zeit- und Selbstmanagement

Prioritäten setzen

Postbearbeitung


Terminorganisation (Vollzeit ca. 2 Tage/Teilzeit ca. 4 Tage)

Planen von Terminen und Besprechungen mit MS-Outlook

Veranstaltungsplanung

Dienstreisen planen


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)

Grundlagen des Wirtschaftens

Unternehmensformen, Ziele, Führung

Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme

Führungsstile und -techniken

Agenden/Protokolle

Grundlagen des Rechnungswesens

Angebots- und Auftragsmanagement


Projektarbeit (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse


Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)

Moderner Briefstil

Kaufmännischer Schriftverkehr

DIN 5008

Vorbereiten von Telefongesprächen

Vorlagengestaltung, Serienbriefe

Dokumentenmanagement – digital und analog

Datenschutz, Gesetze

Digitalisierung/Digitale Transformation und Arbeitswelt 4.0

Phishing-Mails und Spamfilter

E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste

Suchmaschinen nutzen und Filter anwenden

Online-Banking, Online-Bestellungen

File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen

Passwörter sicherheitsgerecht anlegen und ändern (Zwei-Faktor-Authentisierung)


Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)

Digitale Kommunikation 4.0

Kundenkommunikation im digitalen Zeitalter


Grundlagen der Kommunikation (ca. 1,5 Tage)

Kommunikationsebenen

Kommunikationsmodelle

Bedeutung und Besonderheiten der Kommunikation

Customer Experience (CX)

Kanäle der Kundenkommunikation

Interaktivität und Partizipation

Always On

Datenintegration

Internationalisierung

Digitale Generation

Unternehmenskommunikation


Digitalisierung im Arbeitsalltag (ca. 1 Tag)

Gesellschaft und Politik

Industrie und Handel

New Work

Medienmanagement

Digitales Lernen inkl. Lernformen

Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten

Medien- und Urheberrecht

Mensch-Technik-Interaktion

Was ist „Agilität"?


Digitale Technologien (ca. 1 Tag)

Big Data – Die „9V", Ziele der Datensammlung

Verwendung von Big Data, Best Practices

Internet of Things (IoT), vernetzte Dinge

IoE, Big Data und Cloud Computing

Connectivity

Künstliche Intelligenz, Algorithmen

Nanobots – Anwendung in der Praxis

Customer Centricity – Kundennutzen im Fokus

Virtual Reality, Augmented Reality

Bitcoins, Blockchain


Digitale Vertriebskanäle (ca. 1 Tag)

Bedeutung und Struktur des E-Commerce

Verträge aus dem Online-Vertrieb abwickeln

Online-Vertriebskanal auswählen und einsetzen

Waren- oder Dienstleistungssortiment mitgestalten und online bewirtschaften


Datenschutz innerhalb digitaler Kommunikation (ca. 1 Tag)

Unterschiede Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Umgang mit personenbezogenen Daten

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Verschlüsselung von Daten


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 2 Tage)

Mediumauswahl für den schriftlichen Kundenkontakt orientiert an den Kundenbedürfnissen

Geschäftsbriefe und E-Mails

Die kundenorientierte E-Mail

Formulierungen

Richtigen Schriftstil wählen

Schnellbausteine

Spam-Filter


Videokonferenzen (ca. 2 Tage)

Was ist digitale Rhetorik?

Vorbereitung auf Online-Meetings

Methoden und Tools für erfolgreiche

Online-Meetings

Der Schlüssel zum Erfolg für Ihre Online-Meetings

Vorgehensweisen und Stolperfallen im Online-Call

Technische Rahmenbedingungen

Videokonferenz-Softwareanbieter


Verhalten in Telefon- und Videokonferenzen  (ca. 1,5 Tage)

Eigenschaften der Kommunikation am Telefon

Die Bedeutung der Körpersprache, Einfluss der Stimme, Sprachwahl sowie Mimik und Gestik

Wahrnehmung der Atmung, Stimmlage, Artikulation und Körperhaltung sowie des persönlichen Empfindens

Aktives Zuhören

Souveränität und Kompetenz ausstrahlen

Serviceorientierte Begrüßung, erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Einladung, Vor- und Nachbereitung


Kundenorientierte Telefonate führen (ca. 1,5 Tage)

Aufbau und Struktur eines Telefonates

Definition und Umsetzung von Gesprächszielen

Die erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Lösungsorientierte Gesprächsführung

Verabschiedung am Ende des Gesprächs

Weiterleitung eines Gespräches

Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung eines Telefonates

Maßnahmen bei Drohungen/Angriffen


Konfliktmanagement (ca. 0,5 Tage)

Ursachen eines Konflikts

Konfliktmodelle

Kommunikationshindernisse

Stadien der Konfliktbearbeitung

Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung


Projektarbeit (ca. 2 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse


Beschwerdemanagement


Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)

Beschwerden als Chancen für das Unternehmen

Ursachen und Arten von Beschwerden

Verstehen des Kundenverhaltens

Beschwerdemanagementsysteme


Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)

Eisbergtheorie

Beziehungsebenen

Bedürfnis-Pyramide nach Maslow


Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)

Deuten von Beschwerden und Wünschen

Ton- und Stimmlage

Schlüsselfaktoren


Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)

Grundregeln von Reklamationen

Schriftliche Reklamationen bearbeiten

Ablauf eines Beschwerdegespräches


Deeskalationsstrategien (ca. 0,5 Tage)


Projektarbeit (ca. 1 Tag)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse

Management und Unternehmensplanung

Management (ca. 1 Tag)

Hierarchieebenen

Managementmethoden

Planungshorizonte

Managementfunktionen

Managementregelkreislauf

Managementinstrumente


Ziele, Methoden und Instrumente der Businessplanerstellung (ca. 3 Tage)

Grundlagen der Businessplanerstellung

Analyse- und Planungsinstrumente (SWOT-Analyse, Szenario-Analyse, Portfolio-Analyse, Kreativitätstechniken)


Vertragsrecht (ca. 1 Tag)

Willenserklärungen

Gewährleistung und Garantie

Vertragsarten und deren Störungen

Recht bei vertraglichen Mängeln (Nacherfüllung, Rücktritt, Kaufpreisminderung, Schadensersatz)

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


Handels- und Gesellschaftsrecht (ca. 1 Tag)

Kaufmannsarten

Gesellschaftsformen

Handelsbräuche

Besonderheiten im Handelsrecht

Handelsregister und Publizität

Einführung ins Insolvenzrecht


Projektplanung (ca. 0,5 Tage)

Grundlagen

Ressourcenplanung

Planungsschritte

Fehler bei der Projektplanung


Umfeldanalyse (ca. 0,5 Tage)

Unternehmensanalyse

Branchenanalyse

Standortanalyse

Wettbewerbsanalyse


Marketing (ca. 3 Tage)

Marktanalyse und Marktsegmentierung

Grundlagen der Marktforschung

Instrumente des Marketing-Mix

Werbung und unterstützende Instrumente


Finanzplanung (ca. 1 Tag)

Überblick

Instrumente


Planung Investitionsrechnung (ca. 2 Tage)

Grundlagen

Investitionsrechnungsverfahren

Grenzen und Probleme der Investitionsrechnungsverfahren

Kennzahlen


Finanzierungsplanung (ca. 1 Tag)

Grundlagen

Eigen- und Fremdfinanzierung

Außen- und Innenfinanzierung

Kennzahlen


Controlling (ca. 1 Tag)

Aufgaben und Ziele des Controllings

Bereiche des Controllings

Controllinginstrumente


Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung (ca. 5 Tage)

Projektmanagement inkl. Zertifizierung durch die PM-ZERT, Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Kontext-Kompetenzen (ca. 2 Tage)

Strategie

Governance, Strukturen und Prozesse

Macht und Interessen


Technische Kompetenzen (ca. 7 Tage)

Projektdesign

Anforderungen und Ziele

Leistungsumfang und Lieferobjekte

Ablauf und Termine

Organisation, Information und Dokumentation

Stakeholder

Chancen und Risiken

Agiles Projektmanagement


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


Darstellungsmöglichkeit für Projektmanagement mit MS Project (ca. 5 Tage)

Einführung in MS Project

Kostenplan und Finanzierung

Ressourcenplanung

Planung und Steuerung

Berichtswesen


Persönliche und soziale Kompetenzen (People) (ca. 1 Tag)

Persönliche Kommunikation


Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung im Projektmanagement (ca. 5 Tage)

Durch die PM-ZERT, Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.



Änderungen möglich. Die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.

Kenntnisse in den Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie kaufmännische Basiskenntnisse (Bilanz und GuV) werden vorausgesetzt.

Nach dem Kurs hast du fundierte branchenübergreifende Kenntnisse in der Büroorganisation. Du beherrschst die modernen Kommunikationstechniken, weißt, wie unterschiedliche Businesspläne für Projekte und Unternehmen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten erstellt werden und besitzt Kenntnisse im Vertragsrecht. Des Weiteren kennst du nach Beendigung des Lehrgangs grundlegende Projektmanagementtechniken und kannst diese softwareunterstützt (MS Project) anwenden.

Der Lehrgang richtet sich an alle Personen, die sich Kenntnisse in administrativen, organisatorischen und kundenorientierten Büroabläufen aneignen oder ihre Kenntnisse auffrischen möchten.

Als Management-Assistent:in wirst du in Unternehmen aller Größen gesucht. Die Kompetenzen, die du in diesem Lehrgang erwirbst, sind auf dem Arbeitsmarkt stark nachgefragt. So unterstützt du die Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, zum Beispiel der Vereinbarung von Terminen oder dem Bewerber- und Vertragsmanagement.

Didaktisches Konzept

Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).

Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.

 

Virtueller Klassenraum alfaview®

Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt  - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.

 

Alle Lehrgänge werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines  Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von Ihrer Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.